Østfold Teater behandler personopplysninger i samsvar med personopplysningsloven og GDPR. Denne erklæringen gjelder for all behandling av personopplysninger som skjer i forbindelse med vår virksomhet, våre arrangementer og våre digitale flater. Her forklarer vi hvilke opplysninger vi samler inn, når, hvorfor, hvordan vi bruker dem, og hvilke rettigheter du har.
1. Behandlingsansvarlig
Østfold Teater er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i virksomheten:
Østfold Teater
Dokka 3 a, 1671 Kråkerøy
Organisasjonsnummer: 923938575
1 a. Kontaktinformasjon
For spørsmål om personvern og behandling av personopplysninger kan du kontakte oss på adressen ovenfor eller på
e-post: post@oit.no
tlf. 47 47 24 20
2. Hva personopplysninger er, hvilke vi samler inn og når
Personopplysninger er opplysninger som kan knyttes til en enkeltperson. Du har selv rett til å bestemme over hvordan opplysninger om deg lagres, innenfor rammene av gjeldende lovverk.
Vi har som prinsipp å kun samle inn de typer opplysninger som er nødvendig for å kunne oppfylle våre forpliktelser overfor deg som kunde, leverandør, oppdragstaker, samarbeidspartner, eller interessent – eller for å kunne gjøre tjenestene våre bedre for deg.
Vi oppbevarer opplysningene med tilgang kun for de som trenger dem, og kun så lenge vi har behov for det for å kunne oppfylle formålet.
Vi samler inn opplysninger fra deg i disse sammenhengene:
2 a. Når du bruker nettsiden
Vi samler inn bruksinformasjon gjennom Google Analytics om tekniske personopplysninger som IP-adresse, hvilket operativsystem du bruker, når besøket skjer, hvilken nettlesertype du bruker og hvilken webside du evt. kom fra (referrer). Tidvis kan vi benytte løsninger fra Google og Meta til sporing av annonsering og til statistikk, forutsatt at du har samtykket til dette gjennom våre informasjonskapsler (cookies)*.
Disse opplysningene brukes ikke til å identifisere deg som enkeltperson.
*Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Ved å gå inn og hente informasjon eller benytte tjenester på vår nettside samtykker du i at det settes informasjonskapsler i din nettleser. Dersom du ikke vil akseptere bruk av cookies, kan du gå inn og trekke tilbake ditt samtykke ved å endre innstillingene i nettleseren. Vi gjør imidlertid oppmerksom på at dette kan medføre at tjenestene på våre nettsider ikke fungerer optimalt.
2 b. Ved billettkjøp eller annen påmelding til arrangementer
Når du kjøper billett fra oss registrerer vi ditt navn og din kontaktinformasjon i Ticketco. Informasjonen deles via API med vår databehandler Market Hype, som kun behandler opplysningene på våre vegne og i henhold til databehandleravtale.
Ved påmelding til arrangement uten billettkjøp bruker vi Microsoft Forms eller WP forms. Opplysninger du oppgir her vil registreres, og kan være: Navn, kontaktinformasjon, arbeidssted/virksomhet, stilling.
Dersom du melder deg på et arrangement med matservering, kan du bli spurt om eventuelle allergier. Disse opplysningene behandles kun ved behov og slettes etter arrangementet.
2 c. Dersom du er i kontakt med oss via e-post eller direkte
I tråd med Offentlighetsloven og prinsipp om transparens i offentlig eide virksomheter vil henvendelser til oss kunne bevares i vår postjournal dersom dette følger av lovpålagte arkiv- og dokumentasjonskrav.
2 d. Dersom du deltar i et digitalt møte og samtykker til opptak av dette
Vi vil i noen tilfeller be om tillatelse til opptak av digitale møter i Microsoft Teams for enkelt å kunne transkribere referat. I disse tilfellene er opplysningene som samles inn navn, møtetidspunkt, IP-adresse og opplysninger gitt i tale og chat.
2 e. Ved fotografering og filming av forestillinger
Ved fotografering eller filming av teatrets billetterte forestillinger skal publikum alltid informeres skriftlig om dette i forkant og på stedet.
Som publikum vil du gis anledning til å motsette deg å vises på foto eller film. Vi vil så langt det er praktisk mulig ta hensyn til dette, for eksempel ved tilrettelegging i sal eller ved redigering og bruk av materiale.
Dersom enkeltpersoner er tydelig identifiserbare, og materialet skal brukes til markedsføring, vil dette baseres på samtykke eller annet gyldig rettslig grunnlag i henhold til personvernlovgivningen.
Ved forestillinger i offentlig rom kan det ikke alltid garanteres at publikum eller forbipasserende ikke kommer med i foto- eller filmopptak. I slike tilfeller vil Østfold Teater etterstrebe at publikum ikke er i fokus, og at opptak utformes og brukes på en måte som i minst mulig grad gjør enkeltpersoner identifiserbare.
Formål med behandlingen
Personopplysningene samles inn for å kunne administrere arrangementer, sende ut billetter og nyhetsbrev og til øvrig kunde- og leverandørkommunikasjon.
Tekniske personopplysninger brukes til statistikk og forbedring av våre kommunikasjonskanaler.
Ved evt. filmopptak eller fotografering av forestillinger er formålet dokumentasjon og bevaring av dokumentasjon som kulturarv, formidling og/eller markedsføring av teatrets virksomhet.
Ved opptak av eller digitale møter er formålet referatføring gjennom transkripsjon.
Rettslig grunnlag
Vårt rettslige grunnlag for innsamlingen er eksplisitt samtykke (gitt til nyhetsbrev, opptak/transkripsjon eller via påmeldinger/kontrakter/avtaler), berettiget interesse (for eksempel ved billettkjøp eller påmelding til arrangementer) og lovpålagte krav (i feks. Regnskapsloven, Offentlighetsloven og Lov om dokumentasjon og arkiv).
Du kan når som helst trekke tilbake samtykke du har gitt. Dette påvirker ikke lovligheten av behandlingen før samtykket ble trukket tilbake.
Deling med tredjepart
Vi deler ikke personopplysninger med tredjeparter med mindre dette er lovpålagt eller nødvendig for tjenesteleveransen. I sistnevnte tilfelle vil databehandleravtale alltid ligge til grunn.
Noen av våre databehandlere (for eksempel Google, Meta og Microsoft) kan behandle data utenfor EU/EØS. I slike tilfeller benyttes EUs standard kontraktsklausuler eller tilsvarende lovlige overføringsmekanismer.
Lagring og sletting
Personopplysninger lagres kun så lenge det er nødvendig etter formålet.
- Teams‑relatert innhold lagres normalt i 30–60 dager.
- Data på bruker- og hendelsesnivå i Google Analytics lagres i maksimalt 14 måneder.
- Data samlet inn med basis i berettiget interesse slettes senest etter 3 år
- Data samlet inn med eksplisitt samtykke lagres til du trekker samtykket tilbake, eller til formålet med behandlingen er oppfylt.
Datasikkerhet
Våre nettsider benytter kryptering via HTTPS /SSL. Vi benytter ellers organisatoriske og tekniske tiltak for å sikre konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet.
Dine rettigheter
Du har rett til innsyn, retting, sletting, begrensning, til å protestere på at opplysninger om deg lagres, dataportabilitet (å få utlevert opplysninger du selv har gitt oss i et strukturert, maskinlesbart format) og å trekke tilbake samtykke.
På forespørsel vil vi kunne anonymisere og slette all informasjon om deg utover det som er nødvendig å lagre for at vi skal kunne ivareta våre plikter etter gjeldende lovverk om f.eks regnskap og arkiv.
Du har rett til å klage til Datatilsynet dersom du mener dine rettigheter ikke er ivaretatt.
Endringer i erklæringen
Denne erklæringen kan oppdateres. Siste versjon vil til enhver tid være publisert på vår nettside.